• Consultoría 4.0

Metodologías de trabajo para equipos en la transformación tecnológica y digital.

Actualizado: 9 de oct de 2020



Los nuevos procesos tecnológicos y su inmersión en las organizaciones han cumplido un rol clave en los últimos años, cambiando por completo la manera en que es concebido el trabajo y el método de abordarlo en torno al cambio. Antiguos puestos de trabajo vienen a transformarse hacia el desarrollo tecnológico y la optimización de procesos, de acuerdo a la consideración del colaborador y el equipo de trabajo como clave en el engranaje organizacional, hoy entendido como un sistema en donde cada pieza y elemento es fundamental para la productividad de esta, dimensión primaria, como también adquiriendo importancia sobre otras áreas como la cultura organizacional en torno al usuario/cliente. La horizontalidad y las competencias han venido a transformar las antiguas concepciones piramidales y de jerarquización empresarial, para dar lugar a la colaboración y pertenencia sobre actividades con mayor dinamismo y sentido de utilidad.


Así mismo, un mundo con mayor velocidad de cambios gracias a la tecnología y sus avances como aportes al desarrollo de nuevos productos y servicios, ha venido a transformar las necesidades tanto de productores como consumidores, en una demanda que se ha incrementado en cuanto a tiempo y expectativas. La usabilidad de productos y servicios es hoy una prioridad, mientras la tecnología y las plataformas digitales de interacción social continuan evolucionando de acuerdo a la dimensión social y comercial, es de gran relevancia la entrega de productos y servicios en tiempo real y de acuerdo a un contexto real, permitiendo la retroalimentación y la mejora continua de estos mismos con foco en quien las utiliza. Múltiples procesos han sido desarrollados para abarcar estas necesidades y problemáticas de la posmodernidad, tales como Scrum, enmarcado dentro de la filosofía Agile para el trabajo con foco en productos terminados, metodología en la cuale nos adentraremos en este artículo en caso de que sea algo completamente nuevo para ti y de gran necesidad en el área en el cual te desempeñes profesionalmente. Aquí va.


AGILE


La metodología Agile es una fórmula para el desarrollo de proyectos que necesitan rapidez y flexibilidad para adecuarse a las necesidades del cliente, y siempre está enfocada a mejorar resultados. Aplicar el enfoque Agile a los procesos internos de una empresa es mucho más simple de lo que parece, toda la filosofía viene explicada en el manifiesto ágil que crearon sus fundadores. 


En la metodología Agile no se planifica ni se diseña el producto por adelantado, evoluciona basándose en bucles de retroalimentación. Se trabaja por períodos (denominados sprints), que pueden ser de dos o tres semanas, y durante ese tiempo cada miembro del equipo debe ejecutar una serie de tareas. Al final del sprint, se entregan los avances y se comienza de nuevo el proceso. De este modo, el cliente va recibiendo poco a poco novedades y puede ir marcando prioridades o introduciendo cambios. 




Estos sistemas son los idóneos para aquellos proyectos que son cambiantes durante su ciclo de vida: la agilidad nos permite rectificar y cambiar las prioridades y requerimientos según los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto, al mismo tiempo que mejora la experiencia del cliente al estar en constante contacto con el proyecto.

Según el último estudio Pulse of the Profession, que elabora cada año la organización estadounidense Project Management Institute (PMI), un 79% de las organizaciones en todo el mundo utilizan metodología Agile en sus procesos para la gestión de proyectos. 


Los beneficios de trabajar en Agile


A diferencia de las formas tradicionales de desarrollo e implementación de proyectos,  estas son las ventajas de trabajar en Agile:

1. Versatilidad, orientada a la consecución de objetivos


La gestión de proyectos no es algo preestablecido, no responde a un patrón, sino que va orientado a la consecución de objetivos reales y tangibles desde el primer mes.

Utiliza técnicas de Inbound Marketing (marketing de atracción), pero siempre ajustable 100% a las necesidades del cliente.

2. Reestructuración de acciones


En la metodología Agile se trabaja con estrategias anuales, pero con una revisión trimestral de las acciones que se están llevando a cabo. De esta forma, esta estrategia se va modulando según los objetivos del cliente.


En este sentido, también se puede cambiar el orden de las acciones con respecto a las estrategias de marketing tradicionales. Por ejemplo: en una reunión con cliente, no siempre la estrategia debe ordenarse en un servicio de auditoría, seguido por un estudio del buyer persona y organización de contenidos. Puede darse el caso, por ejemplo, de que la estrategia de contenidos de ese cliente no tenga bien enfocados sus CTA (Call To Action o Llamadas a la Acción), y lo primero que haya que hacer sea modificar estos elementos.


3. Transparencia


Otro de los beneficios de la metodología Agile es que el proceso es 100% transparente, por lo que el cliente tiene el control en todo momento de esa externalización de servicios. La forma de trabajar es 100% transparente, a través de la metodología Scrum (por Sprints u organizaciones de entregas de trabajo cada dos semanas).


Los equipos de trabajo mantienen reuniones diarias para analizar en qué estado se encuentran sus tareas, qué se ha realizado y qué falta por realizar. El cliente tiene acceso a esta metología de trabajo y, por tanto, puede medir qué conversión está teniendo cada acción. La continua interacción entre empresa y cliente tiene como objetivo asegurar que el producto final sea exactamente lo que el cliente quiere y necesita.


SCRUM


Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.


Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto.


En Scrum un proyecto se ejecuta en ciclos temporales cortos y de duración fija (iteraciones que normalmente son de 2 semanas, aunque en algunos equipos son de 3 y hasta 4 semanas, límite máximo de feedback de producto real y reflexión). Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.




El proceso parte de la lista de objetivos/requisitos priorizada del producto, que actúa como plan del proyecto. En esta lista el cliente (Product Owner) prioriza los objetivos balanceando el valor que le aportan respecto a su coste (que el equipo estima considerando la Definición de Hecho) y quedan repartidos en iteraciones y entregas. 


Las actividades que se llevan a cabo en Scrum son las siguientes (los tiempos indicados son para iteraciones de 2 semanas):


Planificación de la iteración


El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la iteración. Tiene dos partes:

  1. Selección de requisitos (2 horas). El cliente presenta al equipo la lista de requisitos priorizada del producto o proyecto. El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y selecciona los requisitos más prioritarios que prevé que podrá completar en la iteración, de manera que puedan ser entregados si el cliente lo solicita.

  2. Planificación de la iteración (2 horas). El equipo elabora la lista de tareas de la iteración necesarias para desarrollar los requisitos seleccionados. La estimación de esfuerzo se hace de manera conjunta y los miembros del equipo se autoasignan las tareas, se autoorganizan para trabajar incluso en parejas (o grupos mayores) con el fin de compartir conocimiento (creando un equipo más resiliente) o para resolver juntos objetivos especialmente complejos.

Ejecución de la iteración


Cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15 minutos), normalmente delante de un tablero físico o pizarra (Scrum Taskboard). El equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con la previsión de objetivos a mostrar al final de la iteración. En la reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas:

  • ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

  • ¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?

  • ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impidan conseguir nuestro objetivo?

Durante la iteración el Facilitador (Scrum Master) se encarga de que el equipo pueda mantener el foco para cumplir con sus objetivos.

  • Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo.

  • Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar el objetivo de la iteración o su productividad.

Durante la iteración, el cliente junto con el equipo refinan la lista de requisitos (para prepararlos para las siguientes iteraciones) y, si es necesario, cambian o replanifican los objetivos del proyecto (10%-15% del tiempo de la iteración) con el objetivo de maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y el retorno de inversión.

Inspección y adaptación


El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión de la iteración. Tiene dos partes:

  1. Revisión (demostración) (1,5 horas). El equipo presenta al cliente los requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto.

  2. Retrospectiva (1,5 horas). El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera continua su productividad. El Facilitador se encargará de eliminar o escalar los obstáculos identificados que estén más allá del ámbito de acción del equipo.



#equipodetrabajo #metodologíadetrabajo #organización #Scrum #Agile

26 vistas0 comentarios