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Reinventando la reunión de trabajo para un proyecto eficiente.

Actualizado: 11 de oct de 2020



En cualquier trabajo y organización, se requieren reuniones periódicas con los distintos colaboradores de las diferentes áreas de la empresa, la importancia de las reuniones radica en una conexión entre los trabajadores de una organización, estableciendo una comunicación recíproca entre ambas partes. Las reuniones se centran en puntos muy concretos, ya que se pretende transmitir un mensaje en relación con ciertas temáticas como la producción, la creatividad, la estructura de planificación u organización de los trabajadores, la ejecución de labores, relaciones entre los trabajadores, entre otras temáticas. Cualquier forma de llevar a cabo una reunión son importantes, ya que siempre están en vista de aportar mucha información entre las partes implicadas, ya sean reuniones formales o informales, la finalidad es siempre aportar información relevante entre colaboradores.


Según David Vara, existen seis pasos sobre cómo realizar una reunión de trabajo productiva y eficiente:


1.-Agendar la reunión y trabajar con herramientas tecnológicas.


Es vital y prioritario que la reunión esté agendada por todos los participantes con días de antelación. Esto permitirá que todos los participantes tengan tiempo de trabajar los puntos y temas a tratar en la reunión.

En la actualidad, existen varias herramientas online que facilitan considerablemente el proceso de agendado y comunicación en el ámbito profesional.

Es decir, es interesante utilizar una herramienta de gestión que te permita indicar la fecha y hora de la reunión, así como los puntos que se tratarán en ella.

Si todos los participantes saben con antelación todos los temas que se tratarán, la reunión partirá con ventaja y productividad en su funcionamiento.

Además, das opción a todos los participantes en opinar y realizar comentarios previos a la reunión.

Ten en cuenta que una reunión no debe ser tan solo informativa e inesperada por todos.

Es importante que plantees previamente los objetivos que quieres conseguir realizando esta reunión.


2.-Debes concretar todos los temas y seguir el orden establecido.


Una reunión, sin estructura ni organización puede llegar a durar muchísimas horas. Y en la mayoría de estos casos, no consigue ser productiva.

Por ello, es importante que tengas controlados todos los temas y puntos a gestionar en la reunión. Estableciendo un orden y temporalidad para cada tema a tratar.

Además, y en función de los temas que se van a hablar, deberás realizar un selección óptima y concreta de las personas que deben participar de ella. Es decir, todos los integrantes de la reunión están en ella por algún motivo.

Es necesario establecer una hora de inicio y de fin de la reunión. Gracias a ello, mejoraremos la puntualidad de todos los participantes, así como la organización del tiempo por cada uno de los participantes.


3.-Evita las posibles distracciones de los participantes


En la mayoría de las ocasiones, el teléfono móvil es la principal distracción con la que nos podemos encontrar. Por ello, según la importancia y objetivos de la reunión es interesante especificar a todos los participantes de la reunión la prohibición de la utilización de los teléfonos móviles, así como la lectura de correos electrónicos, recepción de llamas, etc.


4.-Genera la participación de todos los miembros de la reunión


Como hemos comentado, en las reuniones productivas no solo habla la persona que ha organizado la reunión. Esto tan solo sería una reunión informativa.

Lo que se pretende en una reunión eficiente y de valor es que todos los integrantes puedan opinar, participar y debatir de los temas a tratar.

Por ello, y como líder de la reunión, debes ser capaz de sacar las mejores ideas de cada uno de los participantes.

Fórmula preguntas interesantes que generen respuestas con contenido.

Para una buena interacción de todos los participantes, es vital e importante que cumplamos al 100% con el objetivo número 1: Establecer previamente e informado a todo el mundo, todos los puntos y temas que se tratarán en la reunión.

Gracias a ello, los miembros de la reunión trabajarán los temas y podrán desarrollarlos durante la reunión.

Como líder, también deberás gestionar los posibles comentarios negativos que puedan surgir en la reunión. Tendrás que saber tratarlos intentado poner en valor las cosas importantes del proyecto, negocio o empresa.

Y de la misma forma que se pide que todos los participantes opinen y argumenten con información y comunicación interesante, tu como líder y conductor de la reunión también deberás cumplirlos.

No te andes por las ramas y céntrate en todos los temas que eran implícitos para esta reunión.

Si existen otros puntos o debates que quieres poner encima de la mesa, es mejor que los pospongas a una siguiente reunión.


5.-Realiza la reunión en un lugar adecuado


Las reuniones sirven para inspirar y debatir sobre mejoras o nuevas oportunidades. Por ello, es importante que el espacio y lugar de reunión sea el adecuado y permita a todos los participantes sacar lo mejor de cada uno de ellos.

Ubica el lugar en una zona con iluminación y comodidad. Además, ten en cuenta que necesitarás de dispositivos tecnológicos (Ordenador, proyector, etc..) si quieres mostrar y visualizar algún video durante la reunión.

El objetivo es que previamente hayas preparado la reunión para que durante la misma no aparezca ningún imprevisto que genere pérdidas de tiempo e improductividad.


6.-Realiza un seguimiento posterior a la realización de la reunión


Una vez la reunión se ha realizado, debería existir un seguimiento que permita obtener unos resultados y conclusiones de todos los puntos tratados en la reunión. Dichos puntos, deben de haberse planificado y pactado por todos los participantes de la reunión.

Los días siguientes a la reunión, y como líder y conductor de la reunión, es aconsejable emitir un correo electrónico, o bien, utilizar herramientas de gestión especializadas, para informar y recordar a todos los participantes de los pactos y objetivos con los que salieran de la reunión.

Como ves, existen estrategias y fórmulas, que bien planteadas, ayudan en el entorno profesional a realizar reuniones más ágiles, productivas y eficaces.




Aquí van 8 consejos para tener una reunión eficaz y eficiente:

  1. Priorizar de forma automática los asuntos y tenerlo en cuenta de cara a las órdenes del día, ya que cada asunto puede llevar implícita una prioridad.

  2. Dar de alta los asuntos solo por aquellas personas que cuentan con autorización (promotores), lo que evita estar filtrando previamente si se trata de un asunto prioritario o no.

  3. Generar automáticamente las órdenes del día en función de prioridades o antigüedad de los asuntos pendientes de resolver.

  4. Garantizar que cada miembro actúe en función de su rol, por ejemplo: secretario, Promotor, Decisor, Informado, Asesor, etc.

  5. Enviar y recibir avisos y notificaciones a través de un correo electrónico a cada participante.

  6. Posibilidad de hacer reuniones en remoto para evitar traslados y viajes, e incluso enviar para cada convocatoria una especie de ventana horaria de toma de decisión de cada uno de los ítems del día.

  7. Automatizar y llevar a cabo la gestión de actas. En caso de que la reunión haya sido física, puede hacerse la firma en una impresión del acta, pero para aquellas reuniones no presenciales se envía a cada decisor para que pueda firmar a través del sistema.

  8. Alimentar automáticamente cada asunto. Ya que algunos clientes cuentan con productos a medida que tratan asuntos que, finalmente, acaban en una reunión decisoria.

Consejos para invertir en reuniones más efectivas:

  • Invierte en automatización. No te arrepentirás y tus reuniones serán efectivas de una vez por todas.

  • Invierte en coordinación y flexibilidad. Ya sabes que es imprescindible que las empresas puedan coordinar el trabajo de la plantilla sin tener que estar presentes en todo momento.

  • Diseña órdenes del día y haz que lleguen a los convocados. De esta forma, podrás establecer un plan y señalar los temas a tratar, la hora, el lugar, los participantes, etc.

  • Convoca a las personas necesarias y evita la presencia de quienes no están implicados en el asunto.

  • Evita los desplazamientos, ahorrarás tiempo y costes.

Tus reuniones serán eficaces desde el primer momento. Las soluciones de software organizativos ya se han convertido en una solución relevante para el mercado, ya que permiten a las empresas incrementar su productividad, ganar tiempo y rentabilidad.





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